Etapy procesu rekrutacji i selekcji

Na skróty: Opis stanowiska pracy | Charakterystyka kandydata | Poinformowanie o wolnym stanowisku | Przyjmowanie zgłoszeń | Tworzenie planu rekrutacji i selekcji | Metody selekcji | Sprawdzenie zgodności informacji | Oferta zatrudnienia | Informacja o odrzuceniu kandydatury

Właściwie przeprowadzona rozmowa kwalifikacyjna, która pozwoli na wybranie najodpowiedniejszego kandydata, jest starannie zaplanowana i przemyślana. Stanowi ona jeden z etapów procesu rekrutacji. Niezależnie od tego czy poszukiwania dotyczą pracownika na nowo utworzone stanowisko pracy, czy na stanowisko już istniejące, kolejne kroki są podobne.

Skuteczny proces rekrutacji dzieli się na kilka etapów:

1. Opis stanowiska pracy;
2. Charakterystyka kandydata;
3. Poinformowanie o wolnym stanowisku;
4. Przyjmowanie zgłoszeń;
5. Tworzenie planu rekrutacji i selekcji;
6. Metody selekcji;
7. Sprawdzenie zgodności informacji;
8. Oferta zatrudnienia;
9. Informacja o odrzuceniu kandydatury.

1. Opis stanowiska pracy

Wiele firm dysponuje gotowymi opisami stanowisk pracy, z których mogą korzystać. Jeśli jednak tak nie jest, należy sprecyzować na piśmie listę wymagań wobec osoby, która będzie pracowała na tym stanowisku. Opis stanowiska pracy to dokument określający pozycję stanowiska w hierarchii służbowej, jego cel, zakres obowiązków i wysokość wynagrodzenia.

Należy zastanowić się dlaczego poszukuje się danego pracownika, jaką pozycję zajmie w zespole i na czym mają polegać jego obowiązki. Jest to świetna okazja do przemyślenia czy to stanowisko pracy jest rzeczywiście potrzebne. Być może lepiej byłoby połączyć kilka stanowisk albo jego zadania przydzielić komuś innemu.

Modyfikacja lub stworzenie od nowa opisu stanowiska pracy może być użyteczne, ponieważ pozwoli zweryfikować opis, który był już przestarzały. Być może zmieniły się wymagania albo trzeba zmienić jego miejsce w strukturze organizacyjnej. Jest to również dobry moment na rozszerzenie obowiązków.

Opis stanowiska pracy powinien zawierać przynajmniej: nazwę stanowiska pracy, określenie celu któremu służy (jego funkcję), podległość, zakres obowiązków i zadania, wynagrodzenie, kryteria oceny. Należy napisać go prostym językiem, unikać stosowania żargonu właściwego dla firmy, jak też nie używać sformułowań, które mogą zostać odebrane jako dyskryminujące.

Wymagane jest, aby opis dostarczał wyobrażenie o tym co jest do zrobienia. Jednocześnie powinien być on dosyć elastyczny, ponieważ w przeciwnym razie mógłby ograniczać pracownika. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy praca wymaga kreatywnego myślenia.

2. Charakterystyka kandydata

Po przeanalizowaniu potrzeb firmy i zweryfikowaniu opisu stanowiska pracy, należy sporządzić charakterystykę osoby, która najlepiej pasowałaby do określonego stanowiska. Jest to profil idealnego kandydata do tej pracy. Ułatwi on selekcję, a następnie ocenę osób, które się zgłosiły.

Warto skoncentrować się na rzeczywistych wymaganiach i opisać takie cechy pracownika jak: wykształcenie, osiągnięcia, umiejętności, doświadczenie, cechy osobiste. Ważne jest, aby pozwoliły one ocenić kandydata możliwie jak najobiektywniej i żeby było jasno wskazane, które atrybuty kandydata mają kluczowe znaczenie. Nie trzeba wymagać więcej niż jest to konieczne, ponieważ bardzo trudno będzie znaleźć odpowiednią osobę.